Przełom roku podatkowego to moment, w którym najczęściej pojawiają się błędy w rozliczaniu kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). W latach 2025/2026 dodatkowym wyzwaniem jest zmiana wzoru KPiR od 1 stycznia 2026 r.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady, o których warto pamiętać przy zamknięciu roku.
Nowy wzór KPiR od 2026 r.
Koszty rozliczane w 2025 r. należy ująć w KPiR prowadzonej według dotychczasowego wzoru, natomiast koszty przypadające na 2026 r. – już w nowym formularzu.
W praktyce oznacza to konieczność pracy na dwóch wzorach ewidencji przy rozliczaniu przełomu roku.
Metoda prowadzenia KPiR
Przedsiębiorca prowadzący KPiR stosuje jedną z dwóch metod rozliczania kosztów:
- metodę uproszczoną,
- metodę memoriałową.
Wybrana metoda obowiązuje przez cały rok podatkowy i ma kluczowe znaczenie dla ustalenia roku, w którym koszt powinien zostać zaliczony do podatkowych.
Metoda uproszczona
W metodzie uproszczonej koszty ujmuje się w dacie poniesienia, czyli według daty wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego.
Nie ma znaczenia, jakiego okresu faktycznie dotyczy wydatek.
Metoda memoriałowa
W metodzie memoriałowej:
- koszty bezpośrednie ujmuje się w roku uzyskania przychodu,
- koszty pośrednie ujmuje się w dacie poniesienia, a jeżeli dotyczą przełomu lat – rozlicza się je proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą.
Ta metoda wymaga większej kontroli dokumentów, ale pozwala na bardziej precyzyjne przypisanie kosztów do właściwego roku podatkowego.
Faktury otrzymane z opóźnieniem
Faktury otrzymane po zakończeniu roku mogą być zaliczone do kosztów, jeżeli dotyczą danego roku podatkowego.
Zapis w KPiR dokonywany jest w miesiącu otrzymania dokumentu, z zachowaniem daty zdarzenia gospodarczego wynikającej z faktury.
Wynagrodzenia i towary handlowe
Wynagrodzenia stanowią koszt miesiąca, za który są należne, pod warunkiem ich terminowej wypłaty.
W przypadku opóźnień koszt powstaje dopiero w dacie faktycznej wypłaty. Towary handlowe otrzymane przed końcem roku, nawet bez faktury, należy ująć w KPiR w dacie ich otrzymania – na podstawie opisu lub specyfikacji dostawy.
Faktura otrzymana w kolejnym roku powinna zostać dołączona do dokumentacji.
Podsumowanie
Rozliczenie kosztów na przełomie roku wymaga prawidłowego ustalenia dat, metody prowadzenia KPiR oraz uwzględnienia zmiany wzoru księgi od 2026 r.
W razie wątpliwości warto skonsultować rozliczenia przed zamknięciem roku podatkowego.